呼叫中心運(yùn)營(yíng)相關(guān)的23個(gè)數(shù)字化規(guī)范指標(biāo)
與呼叫中心運(yùn)營(yíng)相關(guān)的23個(gè)數(shù)字化規(guī)范指標(biāo)，在不同行業(yè)其指標(biāo)具體數(shù)值有所不同，但其計(jì)算方法和指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)思想則是呼叫中心管理的通用標(biāo)準(zhǔn)。
一、實(shí)際工作率：
是一種測(cè)試客服代表是否如所計(jì)劃的那樣在他們崗位上工作的方法。實(shí)際工作率的計(jì)算結(jié)果是一個(gè)百分比，它等于客服代表簽入系統(tǒng)準(zhǔn)備回答電話(huà)的實(shí)際時(shí)間除以客服代表按照計(jì)劃應(yīng)當(dāng)回答電話(huà)的總時(shí)間，再乘以100。實(shí)際工作率百分比數(shù)據(jù)一般來(lái)自ACD，并且應(yīng)當(dāng)每日都作一次報(bào)告，并按周和月進(jìn)行追蹤。
我曾經(jīng)在運(yùn)作一個(gè)外呼項(xiàng)目時(shí)做出測(cè)試：每個(gè)客服代表的最佳實(shí)際工作率應(yīng)該達(dá)到92%或者更高。如果員工實(shí)際工作率低于規(guī)定目標(biāo)，應(yīng)就以下幾項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查：
呼叫中心現(xiàn)場(chǎng)管理者，如現(xiàn)場(chǎng)主管或TL(TEAM LEADER)在教育與督促員工保持較高實(shí)際工作率方面可能做得不夠;、
監(jiān)管人員或質(zhì)檢人員可能不夠，新員工沒(méi)有得到及時(shí)指導(dǎo)和幫助;
客服代表可能對(duì)規(guī)定有誤解;
缺勤率可能太高;
相較于呼叫電話(huà)量，客服代表從事其他事情的時(shí)間可能太多;
二、事后處理時(shí)間：
指一次呼叫電話(huà)接聽(tīng)完后，客服代表完成與此呼叫有關(guān)的整理工作所需要的時(shí)間。此數(shù)據(jù)也可從ACD得到。這一規(guī)范應(yīng)由小組或個(gè)人制成日表、周表和月表，還應(yīng)該做成圖形來(lái)與過(guò)去的記錄進(jìn)行比較。我曾經(jīng)做過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的測(cè)試，一般呼叫中心系統(tǒng)平均事后處理時(shí)間為60秒，建議目標(biāo)是30秒至60秒。
三、平均放棄時(shí)間：
指呼叫者放棄呼叫前平均等待的時(shí)間，以秒來(lái)計(jì)算。我個(gè)人觀點(diǎn)認(rèn)為除非特殊需要，與其追蹤這一數(shù)據(jù)，不如追蹤放棄率更有價(jià)值。此一數(shù)據(jù)也是由ACD收集，應(yīng)每日和每周都做出報(bào)告。據(jù)專(zhuān)業(yè)人士統(tǒng)計(jì)全行業(yè)平均時(shí)間為60秒，建議標(biāo)準(zhǔn)范圍為20-60秒。以下有兩種情況：
等待時(shí)間很短即放棄，表明顧客等待的耐心有限，原因可能是有其它呼叫中心可以選擇，也可能是撥打時(shí)總是不成功。兩者都值得引起重視，并采取措施。
檢查放棄的數(shù)目、沒(méi)有撥通的情況的排隊(duì)的時(shí)間，看是否存在呼叫者撥不進(jìn)來(lái)的情況，這一問(wèn)題如果對(duì)顧客很重要，呼叫者的滿(mǎn)意率就會(huì)明顯下降。
四、 平均單呼成本：
等于某段時(shí)間內(nèi)中心所花的全部費(fèi)用除以這段時(shí)間中心所接聽(tīng)的所有電話(huà)數(shù)，它包括無(wú)論何種理由打入的無(wú)論什么電話(huà)，不管是由客服代表接聽(tīng)的，還是由技術(shù)系統(tǒng)接聽(tīng)的。打入的電話(huà)數(shù)將有ACD所做的記錄，呼叫中心總費(fèi)用可以從財(cái)務(wù)取得。
呼叫中心管理層應(yīng)該每周對(duì)此都做一次檢查和計(jì)算。行業(yè)不同，此一規(guī)范的數(shù)字變化很大。就所有行業(yè)的平均情況看，每打入一個(gè)電話(huà)需要花費(fèi)成本4元。建議標(biāo)準(zhǔn)范圍價(jià)于2元至5元之間。
五、 平均通話(huà)時(shí)間：
指談話(huà)時(shí)間和事后處理時(shí)間的總和。ACD將會(huì)提供這一規(guī)范的數(shù)據(jù)。應(yīng)該每天都計(jì)算，每周、每月都統(tǒng)計(jì)。設(shè)計(jì)一個(gè)由客服代表、小組和中心自己制定好格式的平均通話(huà)時(shí)間報(bào)告，做出曲線(xiàn)圖來(lái)表示情況的變化。
六、 平均持線(xiàn)時(shí)間：
客服代表讓顧客在線(xiàn)上等待的平均時(shí)間。ACD會(huì)提供每一客服代表的持線(xiàn)時(shí)間數(shù)據(jù)，并給出平均值。每日、每周、每月報(bào)告和圖示這一規(guī)范，并每周、每月進(jìn)行一次管理上的考察。
七、平均振鈴次數(shù)：
指顧客聽(tīng)到回話(huà)之前電話(huà)鈴振響的次數(shù)，不論這個(gè)電話(huà)是由客服代表、還是IVR回的。此數(shù)據(jù)資料也是由ACD收集，每天都作報(bào)告，以便中心管理人員參考，或應(yīng)呼叫者滿(mǎn)意程度測(cè)試計(jì)劃所需要。一般我要求現(xiàn)場(chǎng)管理者在現(xiàn)場(chǎng)要做到平均振鈴次數(shù)應(yīng)該保持在最低，盡管高峰期可能會(huì)有所增加，因此應(yīng)該經(jīng)過(guò)討論來(lái)確定次數(shù)。此外，還可以將鈴振次數(shù)作為掌握排隊(duì)時(shí)間的一個(gè)準(zhǔn)則。只要遇到的不是忙音，這一數(shù)字的多少對(duì)呼叫者不具有特別的意義。
八、 平均排隊(duì)時(shí)間：
指呼叫者被ACD列入名單后等待客服代表回答的時(shí)間。ACD能按照適用或呼叫類(lèi)型將所有到達(dá)中心的電話(huà)記錄下來(lái)，我以前是將這一數(shù)字每日、每周和每月張貼公布給員工們看。
九、 平均應(yīng)答速度：
指總排隊(duì)時(shí)間除以所回答的總電話(huà)數(shù)。此規(guī)范也可直接得自ACD，應(yīng)以半小時(shí)為單位進(jìn)行報(bào)告，并以圖表顯示走勢(shì)。
平均應(yīng)答速度過(guò)高意味著以下幾點(diǎn)：
1、 事后處理時(shí)間超出了目標(biāo)規(guī)定;
2、 持線(xiàn)時(shí)間比預(yù)期的要高;
3、 呼叫量的預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確;
4、 計(jì)劃實(shí)際工作率不夠。
十、 平均交談時(shí)間：
指呼叫者與客服代表聯(lián)系后交談的時(shí)間長(zhǎng)度。這一數(shù)據(jù)也是由ACD、客服代表、業(yè)務(wù)小組或呼叫中心收集和報(bào)告得出，我要求現(xiàn)場(chǎng)管理者每周和每月評(píng)估一次。如果客服代表的業(yè)務(wù)活動(dòng)是特意根據(jù)呼叫類(lèi)型分組進(jìn)行的，則此一規(guī)范對(duì)于管理的用處更大。
個(gè)人及小組的業(yè)務(wù)表現(xiàn)可能是一很有力的反饋數(shù)據(jù)，但重要的是要用呼叫者滿(mǎn)意程度測(cè)試計(jì)劃所產(chǎn)生的反饋數(shù)據(jù)對(duì)它加以平衡。如果相對(duì)較長(zhǎng)的談話(huà)能夠提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度，那么增加點(diǎn)話(huà)費(fèi)也值得。因此，有些客服代表就需要再培訓(xùn)溝通技巧，以便他/她們能用稍長(zhǎng)些的談話(huà)來(lái)獲得客戶(hù)較高的滿(mǎn)意度。
十一、 每小時(shí)呼叫次數(shù)：
指每個(gè)客服代表每小時(shí)接待呼叫的平均次數(shù)。它等于一個(gè)交接班中，客服代表接聽(tīng)的電話(huà)總數(shù)除以他/她接入電話(huà)系統(tǒng)后的總時(shí)數(shù)。此數(shù)據(jù)也可從ACD得到，我在運(yùn)營(yíng)管理中要求客服代表每天報(bào)告一次。并且要求班組長(zhǎng)對(duì)自己的班組成員做好詳細(xì)記錄。
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十二、 監(jiān)聽(tīng)分值：
指由質(zhì)檢專(zhuān)員對(duì)客服代表的回話(huà)質(zhì)量所做的等級(jí)評(píng)價(jià)。可以設(shè)計(jì)各種表格對(duì)客服代表的話(huà)務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估并每個(gè)月上報(bào)給相關(guān)負(fù)責(zé)人。
十三、 占線(xiàn)率：
占線(xiàn)率等于(通話(huà)時(shí)間+持線(xiàn)時(shí)間)除以(通話(huà)時(shí)間+持線(xiàn)時(shí)間+閑置時(shí)間)乘100。此項(xiàng)數(shù)據(jù)也是來(lái)自ACD，報(bào)表計(jì)算一般是按班組和客服代表加以平均。
十四、 呼叫放棄率：
一個(gè)放棄電話(huà)是指已經(jīng)被接通到呼叫中心，但又被呼叫者在客服代表、呼出電話(huà)員和信息通知部接聽(tīng)之前自動(dòng)掛斷了的電話(huà)。放棄率是指放棄電話(huà)數(shù)與全部接通電話(huà)數(shù)的比率。ACD也能為呼叫中心提供此一數(shù)據(jù)，報(bào)告應(yīng)該每日、每周和每月都作。必須確定“短時(shí)放棄”的時(shí)間長(zhǎng)度到底是多少，并保證將這一數(shù)據(jù)在報(bào)表中清除掉。“短時(shí)放棄”按通常標(biāo)準(zhǔn)是20秒或者更少。
十五、 出勤率：
指一個(gè)班組實(shí)際工作的人數(shù)除以計(jì)劃工作的人數(shù)乘100。這一數(shù)據(jù)的議案可以通過(guò)打卡機(jī)或門(mén)禁設(shè)施得來(lái)。如果出勤率較低，一般是檢查缺工原由和與缺工員工談話(huà)，了解所存在的個(gè)人問(wèn)題。
十六、忙音率：
指受到忙音信號(hào)阻滯，連ACD都沒(méi)有到達(dá)的呼叫電話(huà)的百分?jǐn)?shù)。此數(shù)據(jù)可從ACD或電話(huà)經(jīng)營(yíng)商處獲得，應(yīng)該每小時(shí)檢查一次，看看受阻高峰出現(xiàn)在哪里。
十七、一次性解決問(wèn)題的呼叫率：
指不需要呼叫者再呼、也不需要客服代表回呼就將問(wèn)題解決了的電話(huà)的百分?jǐn)?shù)。ACD可用編碼的形式在呼后處理的過(guò)程中產(chǎn)生出這一信息，客服代表和呼叫中心解決方案都應(yīng)該每日?qǐng)?bào)告一次。
十八、隊(duì)列放置率：
即列入排隊(duì)名單的電話(huà)數(shù)量除以中心所接到的所有電話(huà)的數(shù)量再乘以100。此數(shù)據(jù)同樣由ACD收集，我曾經(jīng)是每周計(jì)算和檢查一次。一般是檢查增加的客服代表是全時(shí)的、半時(shí)的、還是超呼叫量時(shí)才用到的。此一規(guī)范數(shù)值的上升可能引起電話(huà)成本的增加，因此此數(shù)據(jù)也對(duì)降低成本很有用。
十九、轉(zhuǎn)接呼叫率：
由客服代表轉(zhuǎn)給其他人員接聽(tīng)的電話(huà)的百分比。可由ACD和客服代表報(bào)告這一數(shù)據(jù)，應(yīng)每天、每周和每月都進(jìn)行報(bào)告，并附帶上客服代表的反饋信息，這些反饋信息至少一月最好一周匯報(bào)一次，要確定究竟是什么原因造成了轉(zhuǎn)接。我曾經(jīng)要求整個(gè)呼入部每一百個(gè)電話(huà)最多只有一到兩個(gè)被轉(zhuǎn)接，而且此電話(huà)轉(zhuǎn)給的是非常精通此業(yè)務(wù)的相關(guān)負(fù)責(zé)人。
1. 如果客服代表技術(shù)上有差別，則應(yīng)該使用以技術(shù)為基礎(chǔ)的軟件，使客服代表有能力回答呼叫者的問(wèn)題。
2. 如果呼叫者一定要轉(zhuǎn)電話(huà)，可以通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)接裝置將呼叫者的錄音轉(zhuǎn)過(guò)去，這樣可節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用。
3. 不通知客戶(hù)就轉(zhuǎn)接(即盲目轉(zhuǎn)接BLIND TRANSFER)常常意味著呼叫者需要重新向客服代表進(jìn)行解釋?zhuān)@種重復(fù)會(huì)對(duì)呼叫者的滿(mǎn)意感產(chǎn)生消極影響。
4. 從一開(kāi)始就確定是進(jìn)行盲目轉(zhuǎn)接還是告知后轉(zhuǎn)接，而且不要試圖脫離這個(gè)原則。
5. 有些中心只在線(xiàn)路很忙的時(shí)候才盲目轉(zhuǎn)接，但是有些客服代表有時(shí)會(huì)忘記他正在使用這個(gè)平時(shí)不該使用的辦法。
6. 轉(zhuǎn)接的電話(huà)太多意味著問(wèn)題或者是顧客迷惑了，或者是客服代表缺少應(yīng)有的資料。
7. 電話(huà)轉(zhuǎn)接過(guò)多將耗費(fèi)成本，成立一個(gè)由客服代表和呼叫者組成的講座小組，認(rèn)真商討一下，確定和解決這個(gè)問(wèn)題。
8. 讓監(jiān)管人員寫(xiě)出一份轉(zhuǎn)接次數(shù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告和提供一個(gè)減少未來(lái)轉(zhuǎn)接電話(huà)的解決方案。
二十、應(yīng)答電話(huà)百分比：
等于回答過(guò)的電話(huà)數(shù)除以所有接入的電話(huà)數(shù)乘100。此數(shù)據(jù)資料也是由ACD提供，我當(dāng)時(shí)也是要求現(xiàn)場(chǎng)管理者每日?qǐng)?bào)告一次。
二十一、服務(wù)水平：
服務(wù)水平的計(jì)算公式是：回答時(shí)間少于X秒種的電話(huà)數(shù)除以所接入的電話(huà)總數(shù)乘以100。這一數(shù)據(jù)可以從ACD得到。服務(wù)水平應(yīng)該建立在不斷監(jiān)聽(tīng)的基礎(chǔ)上，因?yàn)檫@一規(guī)范預(yù)示著所存在的主要問(wèn)題。目前大多數(shù)呼叫中心的標(biāo)準(zhǔn)是：80%的電話(huà)都是在20秒鐘之前做出的回答。
二十二、總呼叫數(shù)：
指所有打入中心的電話(huà)，包括受到阻塞的、中途放棄的和已經(jīng)答復(fù)的電話(huà)。ACD可提供這一規(guī)范數(shù)據(jù)來(lái)源，應(yīng)該每小時(shí)、每天、每周、每月都進(jìn)行檢查。為了更好地組織安排工作人員，需要對(duì)打入的電話(huà)進(jìn)行跟蹤，并將它們按類(lèi)型細(xì)致地劃分一下。越早地預(yù)見(jiàn)到呼叫類(lèi)型的變化，越便于管理人員作出及時(shí)有效的調(diào)整與安排。
二十三、客服代表流動(dòng)率：
指一月、一季或一年中離開(kāi)中心的客服代表人數(shù)在全時(shí)工作總?cè)藬?shù)中的比例。此數(shù)據(jù)則由人力資源專(zhuān)員提供，應(yīng)該每月和每季度都進(jìn)行查驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)。據(jù)專(zhuān)家統(tǒng)計(jì)，呼叫中心的行業(yè)平均辭職率為25%，我們的現(xiàn)場(chǎng)管理者應(yīng)該通過(guò)提升管理水平而將此數(shù)據(jù)控制在15%至30%之間。
我覺(jué)得讓呼叫中心之外的人事部工作人員與辭職客服代表作一次辭職談話(huà)會(huì)很有效，這樣將得到更有價(jià)值的信息資料，這些資料會(huì)幫助呼叫中心采取改正措施，這樣在新的更好的客服代表到來(lái)之前就有了一個(gè)更好的工作環(huán)境。同時(shí)我在與辭職員工溝通交流中發(fā)現(xiàn)報(bào)酬是客服代表辭職理由中最少被提及的原因之一，而更多提及的是監(jiān)管人員、工作環(huán)境和工作壓力等方面的問(wèn)題，以至工作場(chǎng)所被客服代表形容為“人間地獄”。但是適當(dāng)?shù)目头砹鲃?dòng)率則十分有益，辭職率太低意味著此呼叫中心的客服代表沒(méi)有責(zé)任感或者沒(méi)有不斷地提高自己的挑戰(zhàn)精神。
(來(lái)源：51callcenter.com)
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